Réservation, arrhes, acompte, chèques vacances, label..., quelques définitions à comprendre avant d'ouvrir sa chambre d'hôtes ou son gîte.

Définitions utiles pour gérer chambre d'hôtes ou gîte

Acompte en chambres d'hôtes

Le versement d’un acompte engage le propriétaire de chambres d’hôtes et le client.
Le versement et l’encaissement d’un acompte lors de la réservation d'une chambre d'hôtes est un engagement ferme pour les deux parties. Il n’est pas possible de revenir sur cet engagement sauf à ce que les deux parties en soient d’accord. En cas d’annulation de séjour, le propriétaire de chambres d'hôtes est en droit de garder l'acompte déjà versé et de réclamer le solde du séjour.

Arrhes en chambres d'hôtes

Le versement d'arrhes n’engage pas totalement le propriétaire de chambres d'hôtes et son client.
Contrairement à un acompte, les arrhes prévoient une modalité de dédit qui permet à chacune des deux parties de revenir sur son engagement. Si le propriétaire de chambre d’hôtes se rétracte, il doit rembourser à son client le double de la somme reçue. Si le client annule, il ne peut pas réclamer le remboursement de la somme déjà versée. Le versement d’arrhes n’est pas un engagement ferme.

Reproduction et de représentation de photographies et de vidéo

Parce que chacun dispose d’un droit à l’image, tant les hôtes que les propriétaires, il est nécessaire si on veut publier des photos ou des vidéos sur son site internet, son blog ou un simple dépliant de respecter ces droits et de demander une autorisation. 

Chèques-vacances

Le chèque-vacances est un titre de paiement permettant de régler un séjour dans un établissement conventionné par l’Agence Nationale pour les Chèques-Vacances (ANCV). Toutes les chambres d’hôtes ou gîtes n’acceptent pas les chèques vacances et pour y prétendre il faut un numéro de siret.

Classement des chambres d'hôtes

L'objet d’un classement est d’indiquer le niveau de confort des chambres d’hôtes par rapport à une grille de référence.
Le classement indique le niveau de confort des chambres d’hôtes. Il donne la garantie d’un niveau de confort minimum. Il existe des classements officiels, c’est-à-dire attribués par l'Etat, pour les hôtels ou les meublés de tourisme et des classements privés attribués par des associations ou des sociétés, comme pour les chambres d'hôtes. Il n'existe pas de classement officiel pour les chambres d'hôtes. Le classement le plus connu est celui allant de 1 à 5 épis chez Gîtes de France.

Déclaration en mairie

Depuis 2008, les chambres d’hôtes sont obligatoirement déclarées en mairie.
Depuis début 2008, suite au décret du 3 août 2007, chaque propriétaire doit déclarer ses chambres d’hôtes en mairie. La déclaration stipule l'identité du propriétaire, son adresse, le nombre de chambres d’hôtes proposées à la location, le nombre maximal de personnes accueillies et les périodes prévisionnelles d’ouverture.
Le formulaire de déclaration en mairie peut être téléchargé sur notre site.

Discrimination

La discrimination consiste à refuser certaines réservations en chambres d’hôtes pour des motifs prohibés. Cette pratique peut faire l’objet de poursuites pénales ou de recours sur le plan civil.
La discrimination est le fait de distinguer un groupe de personnes des autres et à lui appliquer un traitement spécifique. Les critères prohibés sont les suivants : l’âge, le sexe, l’origine, la situation de famille, l’orientation sexuelle, les mœurs, les caractéristiques génétiques, l’appartenance réelle ou supposée à une ethnie, à une nation ou à une « race », l’apparence physique, le handicap, l’état de santé, la grossesse, le patronyme, les opinions politiques, les convictions religieuses, les activités syndicales.

Durée Moyenne de Séjour

En chambre d’hôtes, la durée moyenne de séjour est proche de trois nuits.
La Durée Moyenne de Séjour est le rapport entre le nombre total de nuitées réalisées dans l’année et le nombre d’arrivées. Ainsi, pour 800 nuitées et 400 arrivées, la durée moyenne de séjour sera de 2 nuitées.

Etablissement recevant du public ou ERP

Un Etablissement Recevant du Public est une structure soumise à des règles précises en matière de sécurité incendie et d’accessibilité aux personnes handicapées.
Certaines maisons d’hôtes peuvent relever de la réglementation ERP. Elles doivent alors respecter des normes de sécurité précises. Ces règles sont fonction de la configuration des lieux, de la taille des établissements et de la nature précise des activités menées.

Fréquentation touristique

Sur un territoire, elle se mesure en nombre de séjours, de nuitées ou de visiteurs à la journée.
Il existe de nombreux critères pour mesurer la fréquentation touristique d’un établissement, d’une commune ou d’un territoire. Le nombre d’arrivées ou nombre de séjours permet d’évaluer le passage et donc une fréquentation globale. Le nombre de nuitées donne une idée plus précise des recettes provenant du tourisme car il tient compte des durées de séjour.
Mieux vaut comprendre la fréquentation touristique du territoire où on veut créer sa chambre d'hôtes et le taux d'occupation réaliste et cela passe par une étude de marché.

Label

Un label est une marque collective se référant à un cahier des charges commun.
Tout label repose sur un référentiel qui décrit les engagements à respecter, le cahier des charges. Les propriétaires adhérents du label doivent respecter des conditions plus ou moins précises quant à l'accueil et au confort de leurs chambres d’hôtes. Le label garantit au voyageur un niveau de prestation minimale dans toutes les maisons d’hôtes adhérentes. En cas de manquement aux engagements, l'adhérent est exclu du label.

Licence boissons et Licence restauration

En maison d'hôtes, la licence boissons est nécessaire pour servir des boissons alcoolisées hors des repas. Il s'agit d'une autorisation administrative délivrée par les pouvoirs publics. Il existe des licences de niveau 1 à 4 selon le degré d’alcool des boissons servies.
En maison d’hôtes, la licence restauration est nécessaire pour servir de l’alcool lors des repas. Il s'agit d'une autorisation administrative délivrée par les pouvoirs publics. Il existe deux types de licences. La petite licence restauration permet de servir des boissons faiblement alcoolisées, la licence restauration, ou grande licence, permet de proposer toutes les boissons autorisées.

Réservation de la chambre d'hôtes

La réservation est la démarche par laquelle l’hôte s’engage à venir à une date et sur une durée déterminée. Le propriétaire de chambres d’hôtes s’engage à mettre à sa disposition la ou les chambres convenues. Des arrhes ou un acompte peuvent être demandés pour confirmer la réservation

Taux d’occupation

Le taux d'occupation est très variable d’une maison d’hôtes à l’autre selon la région et sa fréquentation touristique.
Le taux d'occupation est obtenu en rapportant le nombre de nuitées au nombre de places disponibles dans la maison. Ainsi, pour 800 nuitées et 1 825 places (5 chambres sur 365 jours), le taux d’occupation sera de 44%.